Wie organisiert man ein EduCamp?

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In der kommenden Woche, genauer vom 18.-21. Oktober 2012 findet in Illmenau das 10. EduCamp statt. Ein kleines Jubiläum :) Auch wenn das EduCamp öfter von Universitäten organisiert wurden, kann eigentlich jeder ein Barcamp. Zugegeben, Veranstaltungen organisieren ist keine einfache Sache. Aber auch keine Raketenwissenschaft. In diesem Artikel erkläre ich, was man beachten muss, wenn man ein Barcamp organisieren möchte.

1. An einem EduCamp teilnehmen

Zunächst einmal sollte man selbst an einem EduCamp teilnehmen. Das kommende würde sich zum Beispiel anbieten. Nicht nur um zu sehen, wie andere ein EduCamp organisiert haben, sondern auch um die Fahne von den bisherigen Veranstaltungen zu übernehmen. Denn: In der Regel wird ein EduCamp ganz unkonventionell organisiert, d.h. diejenigen, die das nächste EduCamp organisieren wollen, sprechen dies auf dem aktuellen EduCamp an und fertig. Ab dann wird über die Community-Seite der Veranstaltung angegeben, wo das nächste Camp stattfindet.

2. Ort und Zeit bestimmen

Nachdem obiges Thema geklärt ist, geht es darum, den Ort und die Zeit des EduCamps zu bestimmen. Dabei sollte man eine Location wählen, die bis zu 200 Gästen Platz bieten. Zudem sollte der Veranstaltungsort über mehrere, von einander getrennte Räume verfügen. Dort gilt später: Vorträge oder Schulungen organisieren (die so genannten Sessions).

Barcamps finden in der Regel am Wochenende statt. Ab und an wird auch der Freitag hinzugezogen.

3. Sponsoren suchen

Auf dem EduCamp (und auch auf anderen Barcamps) gibt es in der Regel eine kleine Verpflegung. Das ist in der Regel ein kleiens Frühstück und/oder ein Mittagessen. Gerade wenn die Location weit ab der City ist, sollte eine Kleinigkeit zur Verfügung gestellt werden.

Da Barcamps in der Regel kostenlose Veranstaltungen sind, braucht es Sponsoren. Die findet man am besten auf den Seiten der früheren EduCamp-Veranstaltungen. Bisherige Sponsoren sollte daher als erstes angeschrieben werden. Dabei können Sachspenden (wie Getränke) aber auch Geldspenden angenommen werden.

4. Catering organisieren

Hierzu gehört nicht nur das WAS, sondern auch das WIE, d.h. wer liefert, wie wird ausgegeben etc.

5. Equipment

Die Veranstalter eines Barcamps sollten darauf achten, dass die Location über WLAN verfügt. In den Seminarräumen sollten zudem ein Beamer, eine weiße (Lein-)Wand und Stromanschlüsse vorhanden sein. Laptops müssen nicht bereitgestellt werden. Die bringen die Teilnehmer selbst mit. Außerdem sollte man eine Pinnwand für die Sessionspläne vor Ort haben.

6. Inhaltliche Planung

Das bekommt man am besten mit, wenn man einem EduCamp teilnimmt. Daher meine Empfehlung unbedingt an einem Barcamp teilzunehmen.